У 2026 році облік трудової діяльності українців остаточно перейшов у цифрову площину. Електронна трудова книжка стала основним джерелом інформації про стаж, а паперовий варіант втратив статус обов’язкового документа при працевлаштуванні. Водночас паперова книжка не скасована — вона залишається чинним доказом періодів роботи, особливо для даних до 2004 року, і може знадобитися як додаткове підтвердження.

Якщо ви влаштовуєтеся на першу роботу, втратили документ або хочете перевести старі записи в електронний реєстр Пенсійного фонду України — процедура чітка, доступна онлайн і не вимагає черг. Головне — знати точні кроки та вимоги, щоб усе пройшло без помилок і затримок.

Електронна трудова книжка формується автоматично на підставі звітності роботодавців з 2004 року. Дані до 1 січня 2004 року потрапляють до реєстру лише після оцифрування паперової книжки або інших документів, що підтверджують стаж. Це захищає інформацію від втрати та спрощує майбутнє оформлення пенсії, субсидій чи допомоги по безробіттю.

Електронна трудова книжка — основа сучасного обліку

З 2021 року роботодавці подають відомості про прийняття, переведення та звільнення працівників у електронному вигляді через об’єднану звітність. Інформація автоматично потрапляє до Реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.

Для періодів після 2004 року окремо оцифровувати нічого не потрібно — дані вже є. А от записи до 2004 року, військову службу, навчання, догляд за дитиною чи зміну прізвища необхідно підтвердити скан-копіями. Після перевірки Пенсійним фондом електронна версія стає повноцінним джерелом для розрахунку страхового стажу.

Паперова трудова книжка при цьому не втрачає сили. Її можна зберігати як резервний доказ, а за бажанням працівника роботодавець і надалі може вносити до неї записи.

Як отримати трудову книжку при першому працевлаштуванні

При першому офіційному працевлаштуванні роботодавець не заводить паперову книжку автоматично. Електронний запис з’являється після подання додатка Д5 до об’єднаної звітності — це відбувається без вашої участі.

Якщо ви хочете мати паперовий варіант, подайте письмову заяву роботодавцю. Згідно з чинним законодавством, він зобов’язаний оформити трудову книжку не пізніше ніж через п’ять днів після прийняття на роботу. У цьому випадку документ залишається у вас на руках, а роботодавець лише вносить записи за вашим зверненням.

Для більшості людей у 2026 році достатньо електронного варіанту — він доступний у будь-який момент через особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду.

Оцифрування паперової трудової книжки: крок за кроком

Щоб повні дані про стаж до 2004 року з’явилися в електронному реєстрі, потрібно подати скан-копії. Зробити це може як роботодавець (якщо ви працюєте), так і ви особисто. Процедура доступна й після 10 червня 2026 року — Пенсійний фонд продовжує приймати документи без обмежень.

Підготуйте кольорові скан-копії всіх заповнених сторінок трудової книжки у хронологічному порядку. Додайте документи, що підтверджують окремі періоди: військовий квиток, диплом про очне навчання разом із додатком, свідоцтва про народження дітей (для зарахування відпустки по догляду), документи про зміну прізвища.

Вимоги до файлів суворі, але прості у виконанні:

За даними Пенсійного фонду України, після завантаження документи проходять перевірку. Статус можна відстежувати в розділі «Мої звернення». Якщо виявлять неточності — надішлють уточнення.

Авторизуйтеся на порталі portal.pfu.gov.ua за допомогою кваліфікованого електронного підпису (КЕП), Дія.Підпису або BankID. Перейдіть у розділ «Комунікації з ПФУ» → «Відомості про трудові відносини». Заповніть дані, додайте згоду на обробку персональних даних, прикріпіть файли та підпишіть заяву. Процес займає кілька хвилин, а результат з’являється протягом кількох днів.

Дублікат трудової книжки: як відновити втрачений документ

Якщо паперова трудова книжка загублена, пошкоджена або знищена, зверніться до останнього роботодавця із заявою. Роботодавець зобов’язаний видати дублікат не пізніше ніж через 15 днів (у складних випадках — у розумний строк). На першій сторінці нового бланка ставлять напис «Дублікат».

У дублікаті попередній стаж записують сумарно — загальна кількість років, місяців і днів без деталізації підприємств і посад. Для підтвердження попередніх періодів підготуйте довідки з архівів, попередніх роботодавців або інші документи. Після отримання дубліката його також варто оцифрувати через портал Пенсійного фонду.

Якщо останній роботодавець ліквідований, зверніться до попереднього місця роботи або використовуйте архівні довідки для підтвердження стажу в Пенсійному фонді.

Як швидко отримати виписку з електронної трудової книжки

Витяг з електронної трудової книжки — це офіційний документ, який підтверджує періоди роботи та стаж. Його можна сформувати онлайн за кілька хвилин без візиту до відділення.

Зайдіть у особистий кабінет на порталі Пенсійного фонду. У розділі «Комунікації з ПФУ» оберіть «Запит на отримання електронних документів». Вкажіть тип звернення «Витяг з ЕТК». Поля заповнюються автоматично, додайте номер телефону за потреби, дайте згоду на обробку даних і надішліть запит.

Документ формується протягом кількох хвилин і з’являється в розділі «Мої звернення». Його можна завантажити у форматі PDF. Важливо пам’ятати: дані до 2004 року відображаються лише за умови, що паперова книжка була оцифрована.

Практичні рекомендації

Зберігайте паперову трудову книжку навіть після оцифрування — вона може стати в пригоді як додатковий доказ. Регулярно перевіряйте дані в кабінеті Пенсійного фонду, особливо перед оформленням пенсії чи соціальних виплат. Якщо знайдете розбіжності — зверніться до фахівців фонду з оригіналами документів.

Для отримання кваліфікованого електронного підпису зверніться до податкової, акредитованого центру або банку, де ви обслуговуєтеся. Дія.Підпис також підходить і часто найзручніший варіант.

Процес отримання або відновлення трудової книжки у 2026 році максимально спрощений завдяки електронним сервісам. Дотримуйтесь чітких вимог до сканів і послідовності дій — і всі дані про ваш стаж будуть захищені та доступні в будь-який момент.