В 2026 году учет трудовой деятельности украинцев полностью перешел в цифровой формат. Электронная трудовая книжка стала основным источником информации о стаже, а бумажный вариант утратил статус обязательного документа при трудоустройстве. При этом бумажная книжка не отменена — она остается действительным доказательством периодов работы, особенно для данных до 2004 года, и может понадобиться как дополнительное подтверждение.

Если вы устраиваетесь на первую работу, потеряли документ или хотите перенести старые записи в электронный реестр Пенсионного фонда Украины — процедура понятная, доступна онлайн и не требует очередей. Главное — знать точные шаги и требования, чтобы все прошло без ошибок и задержек.

Электронная трудовая книжка формируется автоматически на основании отчетности работодателей с 2004 года. Данные до 1 января 2004 года попадают в реестр только после оцифровки бумажной книжки или других документов, подтверждающих стаж. Это защищает информацию от потери и упрощает в будущем оформление пенсии, субсидий или пособия по безработице.

Электронная трудовая книжка — основа современного учета

С 2021 года работодатели подают сведения о приеме, переводе и увольнении сотрудников в электронном виде через объединенную отчетность. Информация автоматически заносится в Реестр застрахованных лиц Государственного реестра общеобязательного государственного социального страхования.

Для периодов после 2004 года ничего отдельно оцифровывать не нужно — данные уже есть. А записи до 2004 года, военную службу, обучение, уход за ребенком или смену фамилии необходимо подтвердить скан-копиями. После проверки Пенсионным фондом электронная версия становится полноценным источником для расчета страхового стажа.

Бумажная трудовая книжка при этом сохраняет силу. Ее можно хранить как резервное доказательство, а по желанию работника работодатель по-прежнему может вносить в нее записи.

Как получить трудовую книжку при первом трудоустройстве

При первом официальном трудоустройстве работодатель не заводит бумажную книжку автоматически. Электронная запись появляется после подачи приложения Д5 к объединенной отчетности — это происходит без вашего участия.

Если вы хотите иметь бумажный вариант, подайте письменное заявление работодателю. Согласно действующему законодательству, он обязан оформить трудовую книжку не позднее чем через пять дней после приема на работу. В этом случае документ остается у вас на руках, а работодатель вносит записи только по вашему обращению.

Для большинства людей в 2026 году достаточно электронного варианта — он доступен в любой момент через личный кабинет на портале Пенсионного фонда.

Оцифровка бумажной трудовой книжки: шаг за шагом

Чтобы полные данные о стаже до 2004 года появились в электронном реестре, нужно подать скан-копии. Сделать это может как работодатель (если вы работаете), так и вы сами. Процедура доступна и после 10 июня 2026 года — Пенсионный фонд продолжает принимать документы без ограничений.

Подготовьте цветные скан-копии всех заполненных страниц трудовой книжки в хронологическом порядке. Добавьте документы, подтверждающие отдельные периоды: военный билет, диплом об очном обучении вместе с приложением, свидетельства о рождении детей (для зачета отпуска по уходу), документы о смене фамилии.

Требования к файлам строгие, но простые в исполнении:

По данным Пенсионного фонда Украины, после загрузки документы проходят проверку. Статус можно отслеживать в разделе «Мои обращения». Если обнаружат неточности — пришлют запрос на уточнение.

Авторизуйтесь на портале portal.pfu.gov.ua с помощью квалифицированной электронной подписи (КЭП), Дия.Подписи или BankID. Перейдите в раздел «Коммуникации с ПФУ» → «Сведения о трудовых отношениях». Заполните данные, добавьте согласие на обработку персональных данных, прикрепите файлы и подпишите заявление. Процесс занимает несколько минут, а результат появляется в течение нескольких дней.

Дубликат трудовой книжки: как восстановить утраченный документ

Если бумажная трудовая книжка утеряна, повреждена или уничтожена, обратитесь к последнему работодателю с заявлением. Работодатель обязан выдать дубликат не позднее чем через 15 дней (в сложных случаях — в разумный срок). На первой странице нового бланка ставят надпись «Дубликат».

В дубликате предыдущий стаж записывают суммарно — общее количество лет, месяцев и дней без детализации предприятий и должностей. Для подтверждения предыдущих периодов подготовьте справки из архивов, от предыдущих работодателей или другие документы. После получения дубликата его также стоит оцифровать через портал Пенсионного фонда.

Если последний работодатель ликвидирован, обратитесь к предыдущему месту работы или используйте архивные справки для подтверждения стажа в Пенсионном фонде.

Как быстро получить выписку из электронной трудовой книжки

Выписка из электронной трудовой книжки — это официальный документ, который подтверждает периоды работы и стаж. Ее можно сформировать онлайн за несколько минут без визита в отделение.

Зайдите в личный кабинет на портале Пенсионного фонда. В разделе «Коммуникации с ПФУ» выберите «Запрос на получение электронных документов». Укажите тип обращения «Выписка из ЭТК». Поля заполняются автоматически, добавьте номер телефона при необходимости, дайте согласие на обработку данных и отправьте запрос.

Документ формируется в течение нескольких минут и появляется в разделе «Мои обращения». Его можно скачать в формате PDF. Важно помнить: данные до 2004 года отображаются только при условии, что бумажная книжка была оцифрована.

Практические рекомендации

Храните бумажную трудовую книжку даже после оцифровки — она может пригодиться как дополнительное доказательство. Регулярно проверяйте данные в кабинете Пенсионного фонда, особенно перед оформлением пенсии или социальных выплат. Если найдете расхождения — обратитесь к специалистам фонда с оригиналами документов.

Для получения квалифицированной электронной подписи обратитесь в налоговую, аккредитованный центр или банк, где вы обслуживаетесь. Дия.Подпись также подходит и часто становится самым удобным вариантом.

Процесс получения или восстановления трудовой книжки в 2026 году максимально упрощен благодаря электронным сервисам. Соблюдайте четкие требования к сканам и последовательность действий — и все данные о вашем стаже будут надежно защищены и доступны в любой момент.